Automatisierung von HACCP-Managementsystemen an mehreren Standorten
Wenn Sie Lebensmittel an Kunden ausgeben, müssen Sie die Lebensmittelsicherheit garantieren können. Das HACCP-Management ist ein wichtiger Bestandteil davon. Und das ist nicht unbedingt einfach.
Besonders wenn Sie mehrere Standorte betreuen, kann die zentrale Organisation des HACCP-Managements eine Herausforderung sein. Die Lösung? Automatisieren Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. So gehen Sie dabei vor.
Was ist ein HACCP-Managementsystem überhaupt?
Unternehmen, die Lebensmittel zubereiten, behandeln, verarbeiten und/oder verkaufen, sind gesetzlich verpflichtet, einen Lebensmittelsicherheitsplan auf der Grundlage des HACCP-Konzepts (Hazard Analysis Critical Control Points) zu erstellen.
Ein Lebensmittelsicherheitsplan muss in der Lage sein, die Lebensmittelsicherheit für Gäste oder Kunden zu gewährleisten. Der HACCP-Plan beschreibt wichtige Prozesse wie: Wareneingang, Zubereitung, Produktion, Verpackung, Lagerung und Transport von Lebensmitteln und/oder Speisen.
In einem HACCP-Plan wird den kritischen Kontrollpunkten (CCPs) besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Dabei handelt es sich um Punkte im Produktionsprozess, die zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Lebensmittelsicherheit erfordern, z. B. persönliche Hygiene, Temperaturkontrolle und Dinge wie Kreuzkontamination.
Wie richtet man ein HACCP-System für die Lebensmittelsicherheit ein?
Die Unternehmen können ihren eigenen Lebensmittelsicherheitsplan gemäß den HACCP-Leitlinien aufstellen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, sich an die lokalen Hygienevorschriften und -richtlinien ihrer Branche zu halten.
Bei der Erstellung des Plans selbst muss eine HACCP-Studie durchgeführt werden, auf deren Grundlage alle Prozesse einschließlich der zugehörigen Kontrollmaßnahmen und kritischen Kontrollpunkte beschrieben werden müssen.
Außerdem muss ein Registrierungsplan erstellt werden, um nachweislich lebensmittelsicher zu arbeiten und alle möglichen Risiken zu kontrollieren. Wir haben auch den ersten Schritt zur Erstellung eines HACCP-Plans beschrieben, falls Sie jetzt damit beginnen möchten.
Funktionieren HACCP-Managementsysteme für Lebensmittelsicherheit auch für mehrere Standorte gleichzeitig?
Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Standorten besteht, die nach demselben Konzept arbeiten, wie z. B. eine Hotel- oder Restaurantkette, ist es natürlich wichtig, dass alle Standorte nach demselben Lebensmittelsicherheitsplan arbeiten.
Sie können die Studie einfach zuerst an einem Standort durchführen und auf dieser Grundlage alle anderen Standorte mit demselben Plan ausstatten.
Es ist jedoch wichtig, dass alle möglichen Prozesse an den einzelnen Standorten beschrieben werden, einschließlich jeder Art der Registrierung. Auf diese Weise können Sie die Pläne für verschiedene Standorte anpassen, die spezifische Messungen erfordern.
Wie ein digitales QMS das HACCP-Management an mehreren Standorten unterstützt
Wenn Sie sich für ein digitales Qualitätsmanagementsystem entscheiden, ist es sehr einfach, die Pläne für einzelne Standorte anzupassen, ohne Ihren Gesamtplan zu ändern. Sie wählen in Ihrem zentralen digitalen QMS einfach Prozesse aus, die nur für diesen Standort gelten, und passen sie nach Ihren Wünschen an.
Es funktioniert auch andersherum. Die Qualitätsmanager können den zentralen Plan bei Bedarf leicht anpassen und diese Änderungen werden dann automatisch an den Standorten umgesetzt.
Mit einem automatisierten System können Sie auch jeden Standort auf Autopilot überwachen, einschließlich der Temperaturen der Kühleinheiten und der Korrekturmaßnahmen bei Nichtkonformität.
Und wenn Sie sich für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, können Sie von überall und jederzeit Einblicke in den Stand der Dinge an allen Standorten erhalten. Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit, direkt von einer zentralen App aus.
Worauf ist zu achten, wenn Sie an mehreren Standorten für die Lebensmittelsicherheit zuständig sind?
Es gibt einige Dinge, auf die Sie achten müssen, wenn Sie an mehreren Standorten für die Lebensmittelsicherheit verantwortlich sind:
- Einheitlichkeit Ihrer Hardware-Installation
- Anweisungen für Arbeitnehmer
- Standardisierung Ihrer Arbeitsabläufe zur Lebensmittelsicherheit
Schauen wir uns all diese Themen im Detail an und finden wir heraus, was für jedes einzelne am wichtigsten ist.
1. Einheitlichkeit der Hardware-Installation
Wenn Sie sich für ein automatisches System zur Temperaturüberwachung entscheiden, z. B. für Sensoren, empfiehlt es sich, an allen Standorten dasselbe System zu verwenden. Dies hat den Vorteil, dass Sie innerhalb derselben Plattform die Ergebnisse aller Standorte einsehen können, ohne zwischen verschiedenen Plattformen oder Systemen wechseln zu müssen.
Es erleichtert Ihnen auch die Überwachung der korrekten Installation und Platzierung der Sensoren in den verschiedenen Kühl-/Gefrierschränken.
Durch diese Aufzeichnung haben Sie mehr Sicherheit über die korrekte Überwachung der Temperaturen. Sie können dann zentrale Vereinbarungen mit dem Lieferanten über Wartung und vorgeschriebene Kalibrierung treffen.
2. Anweisungen für Arbeitnehmer
Durch die Verwendung der gleichen Hard- und Software an allen Standorten wird auch die Unterweisung der Mitarbeiter einfacher. Sie können die Unterweisungen für mehrere Standorte gleichzeitig durchführen.
Außerdem kann das Personal jetzt an allen Standorten austauschbar eingesetzt werden. Und während Sie die Mitarbeiter in das Lebensmittelsicherheitssystem selbst einweisen, können Sie ihnen auch gleich erklären, wie sie die digitalen Registrierungen vornehmen.
Wussten Sie übrigens, dass die jährliche Schulung Ihrer Mitarbeiter zum Thema Lebensmittelsicherheit eine gesetzliche Verpflichtung ist?
3. Standardisierung der Arbeitsabläufe im Bereich Lebensmittelsicherheit
Wenn Sie Ihr Lebensmittelsicherheitssystem zentral entwickeln und verwalten, können Sie alle Prozesse leichter standardisieren und aufrechterhalten. Die Standardisierung der Prozesse bedeutet auch, dass die Kommunikation mit den Mitarbeitern an allen Standorten einheitlich wird.
Wenn in einem der Prozesse oder Verfahren eine Anpassung erforderlich ist, können Sie diese einfach zentral vornehmen und dann an alle Standorte weiterleiten. Wenn Sie mit einem automatisierten System wie dem digitalen QMS von Rmoni arbeiten, können Sie diese Änderungen mit einem Tastendruck an alle Standorte senden.
So sind alle Standorte immer auf dem neuesten Stand, was die relevanten Gesetze und die damit verbundenen Prozesse und Verfahren angeht. Wenn es notwendig ist, Registrierungen anzupassen, können Sie dies ebenfalls sehr einfach umsetzen.
Mit standardisierten Arbeitsabläufen zur Lebensmittelsicherheit arbeiten alle Standorte immer auf die gleiche Weise, und Sie können alles zentral überwachen und bei Bedarf anpassen.
Beispiel: Wie Van Der Valk von der manuellen Registrierung zum digitalen Komfort überging
Die Hotelkette Van der Valk verfügt weltweit über mehr als 100 Hotels und Restaurants. Bei Van der Valk in Zwolle arbeiten etwa 200 Mitarbeiter. Einer von ihnen ist Sous-Chef Richard Sloos.
Neben seiner Arbeit in der Küche ist er für die Umsetzung der HACCP-Richtlinien an den Standorten Zwolle, Enschede und Hengelo zuständig. Vor kurzem hat Richard zusammen mit Rmonis Implementierungspartner Gullimex die Registrierungsaktivitäten für HACCP bei Rmoni digitalisiert.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier: Van Der Valk: Umstellung von manueller Registrierung auf digitalen Komfort.