Einführung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems
Die Einrichtung und Umsetzung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems kann eine ziemliche Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, worauf Sie achten müssen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, worauf Sie bei der Einführung Ihres digitalen QMS achten müssen.
Digitales Qualitätsmanagement: Was ist das genau?
Digitales Qualitätsmanagement bedeutet, dass Sie Qualitätsprüfungen durchführen und Ihre Qualitätsprozesse digital verwalten, anstatt Checklisten und Formulare auf Papier zu verwenden. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern minimieren auch das Risiko menschlicher Fehler.
Und wo früher Messungen von Qualitätsmanagement-Parametern wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit manuell durchgeführt wurden, werden diese mit einem digitalen Qualitätsmanagementsystem ebenfalls automatisiert. Werfen wir einen kurzen Blick auf die Vorteile eines solchen digitalisierten Systems.
Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagementsystems
1. Weniger menschliche Fehler
Seien wir ehrlich: Menschen sind oft anfälliger für Fehler als ihre digitalen Gegenstücke. Computerisierte Systeme werden nicht müde, schläfrig oder hungrig. Wenn Sie Ihre Qualitätsmanagementsysteme digitalisieren, minimieren Sie die Anzahl der Fehler, die gemacht werden.
2. Automatisierte Berichterstattung und Dashboarding
Manuelle Checklisten, Formulare und Temperaturkontrollen kosten Zeit. Und die Ergebnisse all dieser Kontrollen müssen auch noch in Berichte umgesetzt werden. Wenn Sie jedoch eine digitale Qualitätsmanagementlösung verwenden, werden alle Ihre Berichte und Dashboardings automatisiert.
3. Stets im Einklang mit den Vorschriften
Die Einführung eines digitalen QMS bedeutet, dass auch alle Daten Ihres Qualitätsmanagements digitalisiert werden. Und die Digitalisierung von Daten bedeutet, dass alle Daten für zukünftige Referenzen gespeichert sind. Wenn Sie das nächste Mal mit einem Auditverfahren zur Einhaltung von Vorschriften oder gesetzlichen Anforderungen konfrontiert werden, sind alle diese Daten zugänglich.
4. Nicht mehr im Papierchaos ertrinken
Die Digitalisierung von Daten bedeutet auch, dass Sie sich von der Unordnung manueller Checklisten, Formulare und anderer Papiere verabschieden können. Die Entrümpelung Ihrer Qualitätsmanagement-Prozesse bedeutet mehr Konzentration auf das Wesentliche und auf lange Sicht mehr Effizienz.
5. Klarer Überblick über die Gesamtsituation
Da alle Ihre Daten digital gespeichert sind und automatisierte Berichte und Dashboards zur Verfügung stehen, haben Sie einen Überblick über Ihr Qualitätssystem aus der Vogelperspektive und eine nie dagewesene Kontrolle. Ziemlich praktisch, wenn Sie Ihre Systeme gerne organisiert haben.
Einführung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems in 5 Schritten
Schritt 1: Erfassen Sie Ihr aktuelles Qualitätsmanagementsystem
Zunächst müssen Sie sich einen guten Überblick über Ihr derzeitiges Qualitätsmanagementsystem verschaffen und es klar umreißen. Welche Prozesse sind bereits vorhanden? Sind diese ausreichend und entsprechen sie den geltenden Vorschriften? Als Nächstes müssen Sie möglicherweise herausfinden, welches Qualitätsmanagementsystem für Ihr Unternehmen gilt.
Produzieren, verarbeiten oder vertreiben Sie Lebensmittel oder Futtermittel? Dann müssen Sie zunächst einen HACCP-Lebensmittelsicherheitsplan aufstellen. Anschließend können Sie sich offiziell nach verschiedenen Arten von Qualitätszertifizierungen zertifizieren lassen. Denken Sie an Systeme wie ISO22000, BRC, GFSI usw. Sie können auch auf einen offiziell anerkannten Hygienekodex zurückgreifen, der von Ihrer spezifischen Branche erstellt wurde.
Schritt 2: Wählen Sie ein digitales Qualitätsmanagementsystem, das Ihren Anforderungen entspricht
Die Digitalisierung von Qualitätsmanagementsystemen hat in den letzten Jahren Fahrt aufgenommen, und es gibt viele Anbieter auf dem Markt, die Lösungen für verschiedene Zwecke anbieten. Die Kunst besteht darin, das digitale System zu wählen, das den Bedürfnissen und Wünschen der eigenen Organisation am besten entspricht. Dies wird zum Teil durch das von Ihnen gewählte Qualitätssystem bestimmt.
In jedem Fall sollten Sie es so einfach wie möglich halten. Komplexe Qualitätssysteme werden auch zu mehr (unnötiger) Komplexität in Ihrer Organisation führen.
Schritt 3: Installieren Sie Ihre Messgeräte und Hardware
Die Temperatur ist ein CCP in allen wichtigen Qualitätssicherungssystemen und verdient besondere Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich für eine permanente Überwachung der Temperaturen durch ein digitales System entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Installation durchgeführt wird, bevor Sie den Digitalisierungsprozess starten. Es ist wichtig, Hardware zu wählen, die zu Ihrer Softwarelösung passt, vorzugsweise vollständig integriert in eine zentrale Plattform.
Die Platzierung der Sensoren in Ihrer Kühlanlage ist dabei äußerst wichtig. Die Messgeräte sollen dazu dienen, dass die gemessenen Temperaturen die Kerntemperatur der gelagerten Rohstoffe so genau wie möglich widerspiegeln. Die Platzierung in Kühlschränken/Gefrierschränken ist hier entscheidend.
Schritt 4: Personalisieren Sie Ihre Software
Die von Ihnen verwendete Software sollte vollständig auf Ihr ursprüngliches Qualitätsmanagementsystem abgestimmt sein. Das bedeutet, dass alle digitalen Prozesse genau mit der manuellen Version des Systems übereinstimmen müssen. Sie sollten in der Lage sein, alle Messungen und Registrierungen in Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Prozess und den ursprünglichen Verfahren durchzuführen.
Es ist wichtig, dass die Software, für die Sie sich entscheiden, an die spezifischen Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Und es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter dies erkennen und anerkennen. Wenn dies der Fall ist, wird die Annahme und Implementierung viel einfacher.
Schritt 5: Richten Sie Prozesse zur Analyse Ihrer Berichte ein
Durch die Erfassung von Daten mit Ihrem digitalen Qualitätsmanagementsystem sind Sie in der Lage, einfachere Analysen vorzunehmen und den Prozess nach Möglichkeit zu verbessern.
Darüber hinaus ist es sehr wichtig, Nichtkonformitäten aufzuzeichnen und die damit verbundenen Korrekturmaßnahmen zu vermerken. Dies führt zu einer Arbeitsweise, die nachweislich die Lebensmittelsicherheit gewährleistet.
Durch die Einbeziehung intelligenter Berichte in Ihr Qualitätsmanagementsystem wird dieser Informationsfluss von einem einmaligen zu einem kontinuierlichen Datenstrom. Dies wird wiederum zu einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Organisation und Ihrer Lebensmittelsicherheitsprozesse führen.
Worauf ist bei der Einführung Ihres digitalen QMS zu achten?
Bei der Einführung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen und das System entsprechend zu gestalten. Dies kann die Durchführung einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und die Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial beinhalten.
Außerdem muss sichergestellt werden, dass das System den einschlägigen Vorschriften und Industriestandards in vollem Umfang entspricht und dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten ergriffen werden.
Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Team kontinuierlich geschult und unterstützt wird, um sicherzustellen, dass es in der Lage ist, das System effektiv zu nutzen und einen Mehrwert daraus zu ziehen. Dies kann bedeuten, dass Sie Zugang zu Ressourcen wie Benutzerhandbüchern und Schulungsmaterialien gewähren und bei Bedarf technische Unterstützung anbieten.
Abgesehen von diesen eher offensichtlichen Aspekten sollten wir uns einige andere Dinge genauer ansehen, die bei der Einführung Ihres digitalen QMS zu beachten sind.
Richtiges Installieren Ihrer Messgeräte und Hardware
Die Installation Ihrer Messgeräte und Hardware umfasst in der Regel mehrere Schritte, darunter die folgenden:
- Bestimmen Sie die spezifischen Messgeräte und Hardware, die als Teil des Systems verwendet werden sollen. Dazu können Sensoren, Messgeräte und andere Arten von Messausrüstung gehören.
- Bestimmen Sie die Standorte, an denen die Messgeräte installiert werden sollen. Dies kann die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern erfordern, um die geeignetsten Standorte für die Geräte auf der Grundlage von Faktoren wie einfacher Zugang, Messgenauigkeit und potenzielle Störungen durch andere Geräte zu ermitteln.
- Installieren Sie die Messgeräte gemäß den Anweisungen des Herstellers. Dazu kann es gehören, die Geräte an ein zentrales Steuersystem anzuschließen, die Geräte für die Kommunikation untereinander zu konfigurieren und alle erforderlichen Software- oder Kalibrierungswerkzeuge einzurichten.
- Testen Sie die Messgeräte, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren und genaue Messwerte liefern. Dies kann die Durchführung einer Reihe von Tests oder Kalibrierungen beinhalten, um die Genauigkeit der Geräte zu überprüfen.
- Schulung des Personals, das für die Verwendung der Messgeräte im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems zuständig ist. Dies kann eine Einweisung in die Verwendung der Geräte, die Interpretation der Ergebnisse und die Behebung von Problemen beinhalten.
Insgesamt liegt der Schlüssel zu einer erfolgreichen Installation eines digitalen Qualitätsmanagementsystems in einer gründlichen Planung und sorgfältigen Ausführung. Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um die richtige Ausrüstung zu finden und sie ordnungsgemäß zu installieren, um sicherzustellen, dass das System effektiv genaue und zuverlässige Messungen des zu überwachenden Produkts oder Prozesses liefert.
Die Platzierung Ihrer Messgeräte und Temperatursensoren
Die Platzierung der Temperaturmessgeräte in Ihrer Kühl- und Gefrieranlage ist äußerst wichtig. Der Zweck der Messgeräte besteht darin, dass die gemessene Temperatur die Kerntemperatur der gelagerten Rohstoffe so genau wie möglich widerspiegelt. Der Platz im Kühl-/Gefriergerät ist dabei entscheidend.
Worauf Sie bei Temperaturmessgeräten und deren Platzierung achten sollten:
- Die Installation sollte einfach sein, vorzugsweise ohne Einschaltung des technischen Kundendienstes.
- Vergewissern Sie sich, dass die Sensoren nicht in Luftströmen platziert sind.
- Simulation der Kerntemperatur mit Hilfe eines Glycerinbehälters oder von Sensoren, die einen Algorithmus zur Bestimmung der Kerntemperatur enthalten
- Einrichten eines Alarms bei Überschreitung von Temperaturen
Gewährleistung einer stabilen Netzverbindung
Dieser Punkt mag offensichtlich erscheinen, ist aber dennoch sehr wichtig. Wenn Sie digitale Sensoren installieren wollen, sollten Sie darauf achten, dass die Netzwerkverbindung so stabil wie möglich ist. In der Praxis sind WIFI-Verbindungen nicht immer so stabil, wie sie sein könnten.
Es ist besser, ein eigenes Netzwerk für die Sensoren aufzubauen, z. B. ein Zigbee-Netzwerk. Verwenden Sie außerdem Messgeräte mit eigenem Speicher, um sicherzustellen, dass im Falle einer unerwarteten Störung die Messungen trotzdem aufgezeichnet und für spätere Zwecke gespeichert werden.
Personalisierung von digitalen Kontroll- und Messlisten auf die richtige Weise
Achten Sie bei der Erstellung von Anmeldelisten darauf, dass diese den Abläufen in Ihrem Unternehmen entsprechen. Dies gilt sowohl für die Eintragungspunkte als auch für die Häufigkeit der Eintragungen. Wenn dies vollständig mit Ihren tatsächlichen Prozessen übereinstimmt, wird die Einrichtung bei den Mitarbeitern keine Fragen aufwerfen.
Wenn Sie das System richtig einrichten, erfüllen Sie nicht nur die vorgeschriebenen Registrierungsanforderungen, sondern das System wird auch bei der Unterweisung der Mitarbeiter einfacher zu handhaben sein.
Klare Schulungen und Anweisungen für das Personal, das das digitale QMS betreibt
Bei der Einführung des Systems ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden, im Umgang mit dem System geschult werden. Stellen Sie sicher, dass sie die Antworten auf Fragen wie diese kennen:
- Wie funktioniert das System genau?
- Was wird von mir erwartet, d. h. was ist meine Rolle?
Außerdem ist dies eine hervorragende Gelegenheit, das Gedächtnis Ihrer Mitarbeiter aufzufrischen, wenn es um das in Ihrem Unternehmen eingesetzte Lebensmittelsicherheitssystem geht. Nutzen Sie diesen Moment, um alle an ihre Verantwortlichkeiten zu erinnern und daran, wie das digitale System ihnen helfen wird, diese zu erfüllen.
Zusätzliche Anweisungen für den Fall, dass etwas schief geht
Wird beim Ausfüllen von Registrierungslisten eine Nichtkonformität festgestellt, müssen zwingend Abhilfemaßnahmen festgelegt werden. Diese Maßnahme muss dazu führen, dass eine potenziell lebensmittelunsichere Situation durch eine angemessene Reaktion verhindert wird. Dieser gesamte Prozess sollte ebenfalls dokumentiert werden, was zu einer Menge manueller Verwaltungsarbeit führen kann.
Durch die Digitalisierung des Systems wird es möglich, die Korrekturmaßnahmen im Voraus festzulegen und den Mitarbeitern zu helfen, jedes Mal die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.
Fernzugriff auf das System einrichten
Die Zugänglichkeit des digitalen Qualitätsmanagementsystems sollte so benutzerfreundlich wie möglich sein. Wir empfehlen, ein App-basiertes System zu wählen, bei dem der Zugang für bestimmte Benutzer gewährt werden kann. Neben dem einfachen Zugang sollten Sie auch individuelle Zugriffsrechte einrichten. Das bedeutet, dass jeder, der das System nutzt, nur Zugriff auf die Daten des digitalen Systems und die damit verbundenen Aufgaben hat, die für ihn relevant sind.
Entscheidend ist auch, dass eine Person in der Organisation für das gesamte digitale System verantwortlich ist, damit es immer auf dem neuesten Stand ist und die richtigen Benutzer die richtigen Zugriffsrechte erhalten - und behalten.
Die Wahl der richtigen Art der automatischen Berichterstattung
Das Berichtswesen des Systems muss so spezifisch wie möglich gestaltet werden. Bemühen Sie sich dabei auch, die Berichterstattung zu minimieren. Das Ausdrucken von Berichten erzeugt eine Menge Papier, das wir lieber loswerden würden. Am besten ist es, die Registrierung über Dashboards oder Widgets transparent zu machen.
Drucken Sie Berichte nur aus, wenn es unbedingt notwendig ist oder wenn Sie z. B. von Kontrollbehörden dazu aufgefordert werden. Selbst dann ist es besser, nur digital zu drucken, z. B. im PDF-Format. Auch Alarme müssen digital eingerichtet werden.
Papierkram so weit wie möglich reduzieren
Wenn Sie so viel wie möglich digitalisieren und nur noch digitale Berichte verwenden, bleibt Ihnen nur noch ein Minimum an Papierkram. Wenn Ihr digitales Qualitätsmanagementsystem auch die Möglichkeit bietet, Dokumente hochzuladen oder zu fotografieren, ist es möglich, ein vollständig papierloses System einzurichten.
Alle Dokumente befinden sich dann zentral in einem System und sind jederzeit zugänglich. Verabschieden Sie sich von einer Organisation voller Aktenschränke und Papier-Checklisten.